Mit aktuellen Zahlen schneller agieren
Die Unternehmensgruppe Peek & Cloppenburg KG in Hamburg gestaltet mit der vollständig in SAP integrierten Planungslösung Allevo die jährliche Kostenplanung unternehmensweit durchgängig IT-gestützt. Auf diese Weise verbessert die Unternehmensgruppe die Qualität und Aussagekraft seiner Planwerte – und steuert sein Wachstum noch effektiver. Die Unternehmensgruppe Peek & Cloppenburg KG in Hamburg verbindet traditionelle Werte und Kernkompetenzen wie Qualität, Geschmack oder Beständigkeit mit modernen Tugenden wie Innovationsfreude und Visionen. Das Ergebnis ist ein modernes Unternehmen mit 100jähriger Geschichte, das auch auf zukünftige Marktentwicklungen bestens vorbereitet ist.
100 Kostenstellengruppen mit Excel in SAP planen
Wirkungsvoll unterstützt wird der Wachstumskurs durch leistungsfähige IT-Prozesse. Dafür sorgt SAP ERP 6.0. IT-gestützte und transparente Prozesse hat die Unternehmensgruppe jetzt auch bei der Kosten- und Budgetplanung umgesetzt – mit der vollständig in SAP ERP integrierten Planungslösung Allevo der Kern AG aus Freiburg. Die zurzeit 40 Endanwender können Kostenarten und Kostenstellengruppen durchgängig und vollständig auf einem einzigen Excel-Blatt direkt im SAP-System planen. Möglich ist dies, weil das SAP-Add-in durch die Verschmelzung von Excel- und SAP-Welt einen automatischen bidirektionalen Datenaustausch zwischen den Anwendungen herstellt. "Im Vergleich zu früher planen wir Kostenarten sowie Bruttoumsätze bis zum Ergebnis nach Gewerbesteuer für konzernweit rund 100 Kostenstellengruppen schneller und effizienter", erklärt Stefan Firmin, Leiter Controlling bei der Peek & Cloppenburg KG Hamburg. Zu Beginn gab es Performance-Probleme. Doch diese wurden in gemeinschaftlicher Zusammenarbeit der Projektpartner zufriedenstellend gelöst.
Mit aktuellen Zahlen schneller agieren
Sobald die dezentralen Planer oder die zentralen Controller ihre Planwerte und Plankommentare in Allevo eingegeben haben, fließen diese Daten nach SAP CO und sind dort abrufbar. Plausibilitätsprüfungen gewährleisten korrekte Planwerte. Selbst wenn die Planer ihre Werte bis zum Abschluss der Planung mehrmals ändern – die Controller arbeiten heute immer mit aktuellen Planwerten. Sie erkennen so Abweichungen von den Budgetvorgaben sofort und können zeitnah darauf reagieren. Der aktuelle Stand der Planung lässt sich per Knopfdruck mit dem Statusmanagement von Allevo überblicken. Anhand der Plankommentare, die zusammen mit den Planwerten nach SAP übertragen werden, kann das Controlling zusätzlich eingeplante Kosten jederzeit nachvollziehen. Ebenso lassen sich Zusatzkosten, etwa für Sonderaktionen in den Filialen, in der Anwendung komfortabel anzeigen, auf die Monate verteilen und deren Anteil am Gesamtumsatz berechnen.
Die Enterprise Intelligence erhöhen
Die heute reibungslosen Datenflüsse beschleunigen und verkürzen den Planungsprozess. "Dadurch können wir später mit der Planung beginnen, was diese genauer macht", verdeutlicht Stefan Firmin. Ein wichtiger Aspekt, denn speziell das Weihnachtsgeschäft trägt überproportional zum Jahresumsatz bei. Zugleich verbessert P&C die Qualität der Planung wie auch der in SAP gespeicherten Daten. Das erhöht die Enterprise Intelligence und ermöglicht valide und tragfähige Auswertungen sowie eine vorausschauende Planung und Steuerung der Firmengruppe. Die mit dem SAP-Berichtswesen durchgeführten Analysen zeigen konzernweit, pro Filiale und Geschäftsbereich detailliert die Kostenentwicklung der letzten 24 Monate auf, etwa bei Personal-, Investitions- und Sachkosten.
34 Filialen in 6 Ländern einheitlich planen
Unterstützt von Allevo konnte das Controlling auch die Planungsabläufe für die einzelnen Kostenstellengruppen vereinheitlichen. Dazu zählen die 26 deutschen und die derzeit 8 europäischen Standorte sowie die zentralen Geschäftsbereiche, etwa der Einkauf und die Änderungsateliers. Dazu stellt das zentrale Controlling den jeweils Planungsverantwortlichen personalisierte Excel-Layouts, so genannte Planungsmaster, direkt in SAP zur Verfügung. Darin ist festgelegt, dass zum Beispiel ein Filialleiter nur bestimmte Kostenarten, wie z.B. die Bruttolöhne der Mitarbeiter plant. Die Planung der anderen Kostenarten sowie der Personalkosten übernimmt das Controlling – jeweils in separaten Planungsmastern. Schon stehen weitere Vorhaben auf dem Programm: Künftig will man Allevo auch für das monatliche Management-Reporting einsetzen. "Auf diese Weise kann die Geschäftsleitung das Wachstum noch effizienter steuern", so Stefan Firmin.