Klare Sicht bei der Kostenplanung
Die Hamburg Messe und Congress GmbH kann mit der Excel-basierten und in SAP integrierten Lösung Allevo die jährliche Kostenplanung durchgängig IT-gestützt und damit transparent, schnell und in hoher Qualität durchführen. Kostenstellenverantwortliche und Controller haben nun mehr Zeit für ihre Kernaufgaben, die Geschäftsführung erhält validere Zahlen zur finanziellen Unternehmenssteuerung.
44 Messen mit mehr als 12.000 Ausstellern, 270 Kongresse, Tagungen, Hauptversammlungen und Konzerte, über eine Million Besucher: Die jährliche "Veranstaltungsbilanz" der Hamburg Messe und Congress GmbH (HMC) kann sich sehen lassen. Auch die Hansestadt Hamburg profitiert davon: Sie festigt ihre Stellung als internationale Wirtschaftsmetropole.
Zu den Kernaufgaben der HMC gehören die Akquise großer internationaler B2B-Veranstaltungen ebenso wie die Ausrichtung von Veranstaltungen im Ausland, etwa der Betrieb des deutschen Pavillons auf der Expo im südkoreanischen Yeosu. Eigene Events, dazu gehören die Messeflaggschiffe INTERNORGA, die hanseboot oder die Shipbuilding, Machinery and Marine Technology (SMM), werden von der HMC organisiert und durchgeführt. Für Gastveranstaltungen stellt man Messegelände und Hallen, Technik wie auch Infrastruktur-Know-how bereit.
Excel-Wirrwarr bei der Kostenplanung
Die Aufgaben bei der Planung, Organisation und Umsetzung von Messen und anderen Veranstaltungen sind vielfältig, und die Anforderungen steigen. Für die notwendige Transparenz in den Betriebsabläufen braucht es eine effiziente IT-Unterstützung. Deshalb bildet die HMC ihre Geschäftsprozesse seit 2010 mit den integrierten Funktionen der Anwendung SAP ERP 6.0 ab. Die komplexe jährliche Budgetkostenplanung, die dezentral durchgeführt wird, konnte die ERP-Software jedoch nicht angemessen unterstützen, sie musste in vielen einzelnen Excel-Dateien außerhalb von SAP durchgeführt werden. Ist- und Planzahlen wurden dazu von Hand zwischen Excel und dem ControllingModul (SAP CO) hin und her kopiert.
"Kurz: Die Planung war umständlich, wenig transparent und ein zeitraubender Kraftakt.", fasst David Z. Oruzgani, Leiter Informationsmanagement bei der Hamburg Messe und Congress GmbH, die Situation zusammen.
Straffer Budgetprozess, aussagekräftige Zahlen
Seitdem die HMC die Excel-basierte und nahtlos in SAP ERP integrierte Planungslösung Allevo der Kern AG aus Freiburg einsetzt, können alle Planungsobjekte durchgängig IT-gestützt, transparent und effektiv in einer einzigen Excel-Oberfläche direkt unter SAP CO geplant und budgetiert werden. Die benutzerfreundliche Anwendung, ein SAP Add-In, kommuniziert automatisch bidirektional mit der ERP-Software.
"Das reduziert manuelle Eingriffe auf ein Minimum, und die Planung läuft straffer, genauer und sicherer. Gleichzeitig hat sich durch die konsolidierte und valide Datenbasis die Qualität der Kostenplanung erhöht.", stellt David Z. Oruzgani fest. Das zentrale Controlling liefert der Unternehmensleitung aussagekräftige Zahlen, mit denen sie die Geschäftsentwicklung noch gezielter planen und steuern und finanzielle Mittel dort einsetzen kann, wo sie den größten Nutzen bringen.
Mehr als 300 PSP-Elemente auf einmal planen
Die HMC nutzt Allevo zur Kostenstellenplanung und für die Kosten- und Erlösplanung der mehr als 300 Veranstaltungen, die als Kostenträger im SAP-System über PSP-Elemente (PSP = Projektstrukturplan) abgebildet sind. Zuständig für die operative Kostenplanung und die Hochrechnungen auf die einzelnen Monate, die einmal pro Quartal durchgeführt werden, sind 27 dezentrale Kostenstellenverantwortliche. Dagegen wird die finanzielle Planung der Einzeletats – Ausgaben für Werbung, Presse, Messetechnik, Protokolltätigkeiten und Hallenmiete – auf einem Kostenträger von den Etatverantwortlichen der jeweiligen Fachbereiche erledigt. Bis vor Kurzem mussten die Controller die für die Kostenplanung erforderlichen Ist-Daten aus SAP CO in eigens vorbereitete Excel-Listen extrahieren und dann im Intranet den Kostenstellenverantwortlichen zur Verfügung stellen. Das barg die Gefahr, dass die Planung auf der Grundlage veralteter Ist-Zahlen erfolgte, auch wenn in SAP aktuelle Obligo-Werte vorlagen. Nach Abschluss der Planung legten die Kostenstelleninhaber die Excel-Dateien wieder im Intranet ab, und die Controller übertrugen die Planzahlen manuell von Excel nach SAP CO. Erst wenn die letzte Zahl in SAP CO eingetragen und verbucht war, war eine vollständige Sicht auf die Ergebnisse möglich.
Klare Sicht bei der Kostenplanung
War die Kostenplanung früher aufwendig und wenig transparent, so läuft sie heute spürbar glatter und schneller und lässt sich zu jedem Zeitpunkt überblicken. Allevo liest Ist- und Plan-Daten direkt aus SAP in die Excel-Oberfläche ein und schreibt sie von dort aus zurück nach SAP. Somit arbeiten die Kostenstellenverantwortlichen und die Etatplaner aus den Fachbereichen stets mit aktuellen Werten. Die Planung der Kostenstellen und PSP-Elemente, die Mittelfristplanung wie auch Hochrechnungen lassen sich komfortabel in jeweils eigenen Excel-Layouts abbilden, die in das SAP-System integriert sind. Sämtliche Daten werden schon bei der Eingabe auf ihre Gültigkeit und Plausibilität geprüft; die Zuverlässigkeit der Planzahlen ist deshalb jederzeit gewährleistet.
Zudem sind die Zahlen stets aktuell – selbst wenn sie in der Planungsphase mehrmals geändert werden. Sobald die Werte in Allevo eingetragen sind, fließen sie sofort in die ERP-Lösung, die sie automatisch korrekt verbucht. Die Controller können Abweichungen von den Budgetvorgaben dann sofort erkennen, per Drilldown bis auf den Einzelbeleg nachvollziehen und Korrekturen zeitnah erledigen. Weil auch das zeitfressende Hin-und-her-Kopieren von Daten entfällt, hat das Controlling mehr Raum für die effiziente Überwachung und Steuerung der Planung und die Analyse und Interpretation der Zahlen. Nicht zuletzt können sich die Controller über das Statusmanagement jederzeit über den aktuellen Stand der einzelnen Planungsobjekte informieren.
Planung bis in das kleinste Detail
Die Kostenstellenverantwortlichen und die Kostenplaner werden ebenfalls von manuellen Tätigkeiten entlastet und können sich noch intensiver um ihren Planungsbereich kümmern. Über ein sogenanntes "Splasher"-Verfahren verteilt Allevo die geplanten Jahreswerte für jede Kostenart, also die Kosten für Personal, IT oder Marketing, automatisch auf die einzelnen Monate. Die Aufteilung erfolgt anhand von Vorjahreswerten oder nach Veranstaltungsmonaten prozentual nach einem festgelegten Schlüssel. Das Controlling kann die Monatswerte jederzeit anpassen oder die Verteilerschlüssel ändern. Auch die Mittelfristplanungen lassen sich nun sehr effizient für mehrere Veranstaltungen gleichzeitig durchführen und auf Kostenartengruppen aggregieren. Vorkalkulationen für künftige Veranstaltungen, zum Beispiel die erwartete Zahl der Besucher oder die verkaufte Ticketmenge pro Ticketart, wie auch Detailplanungen für bestimmte Kostenarten wie Messe-Standarten und Quadratmeter werden in vorkonfigurierte Excel-Oberflächen, die "Satelitentabellen", eingetragen.
Fein abgestimmte Berechtigungen für 95 User
Ein auf die rund 95 Allevo-User fein abgestimmtes Berechtigungskonzept in Allevo regelt, welcher Anwender welche Planungsbereiche und Kostenarten einsehen und bearbeiten darf. Nur das Controlling ist befugt, alle Kostenstellen und Kostenarten einzusehen, Planwerte festzulegen und eingetragene Zahlen zu korrigieren.
Ein weiteres Plus ist, dass die technische Installation der Planungssoftware einfach per SAP-Transportauftrag erfolgt. Somit fallen die Kosten für die Anschaffung und die Wartung zusätzlicher Hardware und für die Pflege von Schnittstellen weg. Weitgehend reibungslos verlief auch die Implementierung. Durch die enge Zusammenarbeit des internen Projektteams mit den Beratern der Kern AG gelang es, sie innerhalb des vorgegebenen Zeit- und Kostenrahmens abzuschließen.
"Wir konnten Allevo bereits für die aktuelle Planungsrunde ab Juni 2012 einsetzen und profitieren seitdem von mehr Effizienz und Transparenz in der Kostenplanung.", zieht David Z. Oruzgani eine positive Zwischenbilanz. Weitere Vorhaben sind bereits in Vorbereitung: So will die HMC mit der Anwendung künftig die internen Leistungsverrechnungen (ILV) durchführen, Personalkosten detaillierter planen. Ab 2013 sollen auch Reportingfunktionen zur Erstellung aussagekräftiger, optisch ansprechender Monatsberichte mit Plan-Ist-Vergleichen genutzt werden.