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Allevo Toolbox

Allevo Toolbox

Die Basis eines jeden Allevo-Moduls

Challenge

Sie möchten die Flexibilität von Microsoft Excel mit der Zuverlässigkeit von SAP ERP kombinieren?
Sie möchten die Excel-Funktionen für Kalkulations- bzw. Berechnungsmodelle, für Szenarien oder gut gemachte Berichte sowie Diagramme nutzen, dabei aber die Ergebnisse gegen Datenverlust und unberechtigte Zugriffe absichern und deshalb exklusiv im SAP ERP speichern?
Sie möchten in Excel-Listen eine Menge von Fachinformationen aufnehmen, und das in einer Detailtiefe, die der SAP-Standard nicht kennt und deshalb dafür auch keinen Platz vorsieht?
Sie möchten Aufgaben und Arbeitsabläufe im Sinne eines Workflows organisieren? Dabei möchten Sie aber selbständig und pragmatisch vorgehen können, statt sich den programmiertechnischen und kundenspezifischen Tiefen des SAP-Customizing auszuliefern?
Sie möchten Ihre Fachinformationen nicht nur sicher im SAP ERP ablegen, sondern auch deren Änderungshistorie dokumentieren, nachvollziehen und im Fall des Falles wiederherstellen können?
Ihr SAP-Berechtigungskonzept sieht eine bestimmte Zugriffssteuerung vor, doch im Kontext der Planung (Allevo Planning), bei umfangreichen Ist-Buchungen (Allevo Actual), beim Personalcontrolling (Allevo HRC) oder beim Verwalten der SAP-Stammdaten (Allevo Architect) möchten Sie die Zugriffsrechte selbständig und unmittelbar auf Ihre Prozesse abstimmen können?

Erfolgsgarantie

Die »Allevo Toolbox« gibt auf jede Frage eine leistungsfähige, umfassende und performante Antwort. Unser Basissystem gruppiert alle fundamentalen und für den Betrieb der Business Processes –

 – notwendigen Funktionen und Leistungsmerkmale.

Leistungsmerkmale

Die »Allevo Toolbox« ist fixer Bestandteil des Auslieferungspakets von Allevo und Gegenstand des Basispreises. Leistungsmerkmale, die wir über die Zeit hinweg neu in die »Allevo Toolbox« aufnehmen bzw. ausbauen, zählen per se zum Standard von Allevo.

Allevo-Master

Der Controller erstellt das Planungsmodell in einer Excel-Datei. Diese Datei heißt »Allevo Master«.
Es kann mehrere Master geben. Für den Aufbau des Planungsmodells verwenden Sie die üblichen Excel-Features, also Formeln, Gültigkeiten, Formate, Formatvorlagen, bedingte Formatierungen, Makros usw. Sobald der Master existiert, kann der Allevo-Prozess starten.

Satelliten – ein Teil der Tabellenlandschaft in SAP ERP

Satellitentabellen sind kundeneigene Tabellen in SAP ERP, die Sie für die Steuerung Ihrer betriebswirtschaftlichen Prozesse und für die Dokumentation der Planungsergebnisse nutzen. Allevo verlängert die Reichweite der Satellitentabellen dadurch, dass die Allevo-eigene Anschlussfunktion »Flexible Processing« Daten aus den Satellitentabellen liest, im Sinne von „Summewenn“ z. B. Werte je Kostenstelle/Kostenart verdichtet und seinerseits via BAPI an den SAP-Standard zum Buchen übergibt. Letztlich löst Allevo über den Weg |Fachthema → Satellitentabelle → Flexible Processing| ebenfalls Buchungen auf der Hauptebene der Planung aus.

Die Abbildung führt den Blick hinunter auf die Tabellenlandschaft von SAP ERP und zeigt dort die Allevo-Integration exemplarisch für die Planung von CO-Objekten (Kostenstellen, CO-CCA; Aufträge, CO-OPA; PSP-Elemente, PS). Allevo arbeitet analog dazu auch bei Profit-Centern (CO-PCA), bei den Merkmalen der Ergebnisrechnung (CO-PA) und im Kontext des FI-Moduls (GL, New GL).
Innerhalb von SAP ERP befinden sich die SAP-eigenen transparenten Standardtabellen für Bewegungsdaten des internen und des externen Rechnungswesens (links außen in der Abbildung). Angenommen im Januar werden vier und im Februar drei FI-Belege mit CO-Kontierung gebucht. In diesem Moment schreibt SAP ERP die Daten der Belegpositionen in die transparente Tabelle BSEG (Buchungssegment; die Belegkopf-Tabelle BKPF erwähnen wir hier nur nachrichtlich). Daraufhin nimmt SAP ERP über den betriebswirtschaftlichen Vorgang COIN (CO Interface) die Mitbuchung des CO-relevanten Betrags zur Kombination CO-Objekt/primäre Kostenart vor und schreibt den Wert in die Tabelle COEP (CO Einzelposten). Zusätzlich überträgt SAP ERP den Summensatz in die Tabelle COSP (für die CO-Summensätze der primären Vorgänge).
CO-interne Verrechnungen (direkte sowie indirekte Leistungsverrechnung, Umbuchung, Verteilung, Umlage, Gemeinkostenzuschläge, Abrechnungen etc.) führt SAP ERP (teils beginnend in der Tabelle COEP, teils unmittelbar) in der Summensatztabelle für sekundäre Vorgänge (COSS) mit. Die Summensätze der Leistungsmengen landen in der COSL, die der Kennzahlenmengen in der COSR usw.
Mit dem Einspielen des Allevo-Transportauftrags werden zusätzliche transparente Tabellen in das SAP-System eingebracht. Diese Tabellen befinden sich im Kern-eigenen Namensraum /KERN/ und heißen »Satellitentabellen« (siehe rechts in der Abbildung). Das Ergänzungsstück auf der Excel-Seite heißt »Satellitenbereich« – in der Spalte mit der Überschrift »Theme« (für Fachthema) abgebildet.
Wir liefern die Satellitentabellen mit dem Transportauftrag an Sie aus. Die bis zu 99 Satellitentabellen sind im Namensraum /KERN/ angesiedelt und weisen im Auslieferungszustand sieben Schlüsselfelder auf. Während des Allevo-Projekts erweitern Sie die Satellitentabelle je nach Fachthema um weitere Felder. Diese zusätzlichen achten, neunten, zehnten, … n-ten Felder bilden den »Append« der Satellitentabelle.
Die Kombination aus von uns gelieferten Schlüsselfeldern und von Ihnen im Projektkontext ergänzten Datenfeldern macht die Satellitentabelle zum idealen Ort für jede beliebige (digitalisierbare) kundenindividuelle Information. Satellitentabellen öffnen also innerhalb von SAP ERP den Raum für die Daten aller denkbaren Fachthemen, für alle denkbaren Planungsprämissen, für Saisonkurven und vieles mehr.
Der im Mittelteil der Abbildung platzierte Abschnitt mit der Überschrift „Excel“ steht für die in SAP integrierte exemplarisch gezeigte Excel-Oberfläche »Allevo United«. Mit dem Ausführen der Allevo-Transaktion liest Allevo zum einen Referenzdaten aus den SAP-eigenen Summensatztabellen, und zum anderen Daten aus den Satellitentabellen. Nach dem Erfassen löst der Planer das Buchen der Plandaten aus. Daraufhin schreibt Allevo den „SAP-eigenen“ Teil der Plandaten via SAP-Standardschnittstelle (BAPI) in die SAP-Tabellen und den kundenspezifischen Teil der Plandaten in die Satellitentabellen.

Allevo Shuttle und Flexible Processing – Features für die kundenspezifische Prozesssteuerung

Satelliten und ihre Bonusfunktionen erweisen sich in der Praxis als Dreh- und Angelpunkte für die kundenspezifische Steuerung der Geschäftsprozesse. Zur Erläuterung richten wir in der Abbildung den Fokus auf die Satelliten als zentrale Prozessinstanz von Allevo.

Prozess »Planung vorbereiten«; Aktivitäten (1) bis (3): Soweit erforderlich, werden Rohdaten aus SAP-fremden Systemen oder aus SAP-Tabellen in die Satellitentabellen übernommen. Für den Fall, dass die übernommenen Rohdaten mit zusätzlichen Informationen angereichert werden sollen, „laufen“ die Daten durch die »Allevo Shuttle« genannte Excel-Datei bzw. -Oberfläche. Der zuständige Controller stattet „seinen“ Allevo Shuttle (es kann beliebig viele Shuttles geben) mit den üblichen Excel-Features aus. Beim Hochladen schleust der Shuttle die Rohdaten gewissermaßen durch die Excel-Formeln und wertet sie zu Grunddaten auf.

Prozess »Planung automatisieren«; Aktivitäten (4) und (5): Häufig gibt es SAP-Konstellationen, die während der Planungsvorbereitung zwar generell, nicht aber konkret bekannt sind. Nehmen Sie beispielsweise ein Projekt mit vielen, in Projektstufen angeordneten PSP-Elementen und vorab nicht bekannten Buchungen auf Kostenarten. Diese Konstellation können Sie von Allevo auslesen, bei Bedarf via Allevo Shuttle mit zusätzlichen Informationen anreichern und in eine Satellitentabelle schreiben lassen.

Prozess »erfassen und planen«; Aktivitäten (6) bis (9): Sobald der SAP-User die Planung aufnimmt, liest Allevo sowohl die Grunddaten aus den Satellitentabellen als auch die Referenzdaten aus den SAP-Tabellen (6). Der Planer erfasst manuell oder Excel-Formeln errechnen die (neuen) Plandaten (7). Schließlich löst der Planer den Buchungsvorgang aus, so dass Allevo die Plandaten in die Satellitentabellen (8, unter Verwendung der SAP-Standardschnittstellen!) und in die SAP-Tabellen (9) schreibt.

Prozess »Flexible Processing«; Aktivität (10): Vielfach erfassen Planer Daten, die nicht beim eigenen Planungsobjekt, sondern bei anderen Planungsobjekten zu buchen sind. Typisches Beispiel ist ein Kostenarten-Verantwortlicher, der über das gesamte Unternehmen hinweg für jede Kostenstelle z. B. Versicherungskosten plant. Dazu erfasst er die relevanten Kostenstellen-Kostenarten-Konstellationen in einer Satellitentabelle. Der Allevo-eigene Folgeprozess »Flexible Processing« identifiziert in der Satellitentabelle die zu buchenden Kombinationen, den auszuführenden betriebswirtschaftlichen Vorgang und die zu buchenden Beträge (Mengen, Werte, Preise; als Jahres- oder Monatsdaten; differenziert nach Planversionen, Monaten sowie Jahren etc.) und nimmt die Buchung via BAPI vor.

Agenda und Statusmanagement

Sie möchten den Planungsablauf gezielt steuern, den Status der Planungsobjekte verfolgen und zum geeigneten Zeitpunkt den Planungsprozess stoppen oder zurücksetzen? Sie möchten von Planversion zu Planversion, von Planungslayout (Planungsthema) zu Planungslayout und von Planungsobjekt zu Planungsobjekt differenzieren können?
In der Agenda bestimmen und ordnen Sie die Aufgaben, die der Anwender während seiner Planungsphase zu bearbeiten hat. Sie können für jeden Anwender eine individuelle Agenda festlegen. Sie können aber auch einer „aufgabengleichen“ Gruppe von Anwendern dieselbe Agenda zuweisen.
Während der Planungsphase steuern und verfolgen Sie über das Statusmanagement den Bearbeitungsstand der Planungsobjekte. Ein zentraler Controller oder alternativ Ihre Bereichscontroller eröffnen die Planung mit dem Status 1, sehen die nachfolgenden Planungsschritte der Anwender, schließen die Planung ab oder setzen den Status zwecks Überarbeitung zurück.

Sie haben Fragen?

Wir beraten Sie gerne.

Ansprechpartner

Herr Christian Malz

Telefon: +49 (761) 791 878-197

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