Die Architektur von Allevo

Excel integriert in SAP

Allevo ist eine SAP-basierte Lösung, die Microsoft Excel in SAP integriert.

  • Frontend: Allevo Koodai als Web-Oberfläche oder Allevo Junan mit der SAP-integrierten Excel-Oberfläche.
  • Template: Der Allevo Master als Excel Template.
  • SAP: Die Allevo Engine mit SAP-integrierten ABAP-Programmen, Funktionen und Transaktionen.
Der technische Aufbau von Allevo

Die Allevo Engine ist das Fundament von Allevo. Sie besteht aus ABAP-Programmen, Transaktionen und Funktionen, die wir in ABAP (Programmiersprache von SAP) entwickelt haben. Somit sind alle SAP-spezifischen Daten, Berechtigungen, Prozesse und Funktionen von Allevo auch Teil der Allevo Engine.

Um Allevo in Ihrem Unternehmen das erste Mal nutzen zu können, genügt schon ein SAP-Transportauftrag mit der Allevo Engine sowie die Excel-Vorlage. Diesen Transportauftrag spielt Ihre SAP-Basis routinemäßig in das SAP-System ein. In der Regel steht Allevo dann bereits nach zwei Stunden zur Verfügung. Der Rekord liegt bei 30 Minuten.

 

Voraussetzung für die Arbeit mit Allevo

Sie benötigen die Berechtigung für die Allevo-Transaktionen und eine Zusatzberechtigung für S_PROGRAM. Ist das gegeben, steht Allevo mit allen SAP-seitigen Leistungsmerkmalen zur Verfügung und die Projektarbeit kann beginnen. Sonst übliche vorbereitende Arbeiten wie der Aufbau einer Datenbank, die Einrichtung von Servern, die Implementierung von Applikationen auf den Clients, Änderungen im SAP-Customizing oder gar Modifikationen im SAP-System sind nicht notwendig, denn Allevo nutzt die bereits vorhandene Infrastruktur Ihres SAP-Systems.

Der Allevo Master ist Ihr mächtigstes Instrument, mit dem Sie für Ihre Anwender die optimale Usability herstellen und zugleich effiziente betriebswirtschaftliche Prozesse organisieren. Der Allevo Master ist ein Excel-Template, das Sie im ersten Projekt gemeinsam mit unseren Beratern aufbauen und später selbständig betreuen können. Ziel ist es, die Vorlage für eine Oberfläche zu gestalten, die den Anwender beim Erfassen von Informationen (Plandaten, Ist-Daten oder Stammdaten) führt, sein Vorgehen gut strukturiert und ihn mit einer eingängigen Menüführung unterstützt.

Bei der Arbeit am Allevo Master geht es darum, ein oder mehrere Formulare für die Erfassung, Zuordnung und Berechnung von Daten zu gestalten. Sie verwenden dabei immer die bekannten Excel-Formeln, -Formate und -Funktionen. Er dient dabei als Kopiervorlage für die SAP-integrierte Excel-Oberfläche (Allevo Junan) bzw. als Prototyp für das Design der Web-Oberfläche (Allevo Koodai). Deshalb gibt es im Allevo Master keine Stamm- oder Bewegungsdaten — die sind und bleiben in SAP.

 

Viele Möglichkeiten

Wir sprechen hier zwar vom Allevo Master in der Einzahl. In der Praxis kann es aber einen oder mehrere geben.

Über die Anzahl der Allevo Master und deren unterschiedliche Ausprägung entscheiden Sie selbst (bzw. in Zusammenarbeit mit uns). Bewertungsmaßstab sind allein Ihre Vorstellungen zur optimalen Abbildung und Steuerung Ihrer Geschäftsprozesse. Damit Sie Ihr Optimum leichter finden können, ist die Anzahl der Allevo Master kein Lizenz-Kriterium.

Der oder die Allevo Master sind sehr wertvoll, bilden sie doch den Dreh- und Angelpunkt zwischen den Standards von SAP und der Allevo Engine auf der Buchungsseite und den prozessspezifischen Aufgaben auf der Anwenderseite.

Allevo Junan ist die flexible, in die SAP GUI integrierte Excel-Oberfläche. Sie starten Allevo Junan innerhalb von SAP mit einer Allevo-Transaktion. Mit dem Ausführen der Transaktion kopiert Allevo das Excel-Template (den Allevo Master) und integriert die Kopie des Masters als Erfassungsoberfläche vollständig in die SAP GUI.

Allevo Junan ist mit seinem SAP-integrierten Excel-Frontend seit dem Jahr 2003 im Markt etabliert. Man könnte also von der traditionelle Variante von Allevo sprechen.

Über die vielen Jahre hinweg haben sich drei Formen der Anwendung von Allevo Junan durchgesetzt, die eines gemeinsam haben — der Anwender arbeitet im Excel-Frontend, welches seine aktiven Daten in vier Schritten erhält:

  1. Login in SAP
  2. Allevo-Transaktion starten
  3. die Allevo Engine kopiert den Allevo Master
  4. Befüllen der dadurch geschaffene Excel-Oberfläche mit SAP-Daten

Die Formen von Allevo Junan unterscheiden sich also nicht grundsätzlich, sondern nur in der Art und Weise, wie die aus dem Allevo Master abgeleitete, d. h. kopierte Excel-Oberfläche, dem Anwender präsentiert wird.

Die Frontend-Variante Allevo Junan

Allevo Workplace

Allevo Workplace ist die in SAP (bzw. in der SAP GUI) eingebettete Excel-Oberfläche. Im SAP-Jargon heißt diese Darstellungsweise Excel-Inplace. Tatsächlich ist das eine ganz fundamentale Technik, die SAP in vielen Transaktionen anbietet.

Allevo Workplace übertrifft den SAP-Standard dadurch, dass Sie Ihre SAP-integrierte Excel-Oberfläche nach eigenen Anforderungen gestalten können. Praktisch arbeiten Sie Ihre Vorstellungen zur Anordnung von Zeilen und Spalten, an die Farben, Formate, Formeln und Makros in den Allevo Master ein. Beim Starten kopiert Allevo diesen Master und integriert ihn als Excel-Inplace in die SAP-Oberfläche. Schließlich holt Allevo die Daten direkt aus SAP und übergibt sie an das SAP-integrierte Excel-Frontend.

Ganz nüchtern formuliert ist der Allevo Workplace also der Ihnen selbst gestaltete Arbeitsbereich (Workplace) in der SAP GUI.

 

Allevo Workbook

Das Allevo Workbook ist eine Excel-Datei, die gewissermaßen mit der Excel-Funktion „Speichern unter“ direkt aus dem Allevo Workplace abgeleitet und offline genutzt wird.

Tatsächlich kann der Anwender in der SAP-integrierten Excel-Oberfläche z. B. die Excel-Funktionstaste F12 (für „Speichern unter“) drücken und damit die Excel-Oberfläche als Excel-Datei speichern. Der Anwender kann das so erzeugte Allevo Workbook SAP-offline bearbeiten. Nach Abschluss der Arbeiten kann er diese Excel-Datei wieder in die SAP GUI hochladen. Damit wird aus dem Allevo Workbook ein Allevo Workplace.

SAP-Buchungen werden ausschließlich in der bidirektionalen Verbindung zwischen SAP und dem Workplace ausgeführt.

 

ABC – Allevo Business Client

Der Allevo Business Client oder kurz "ABC" ersetzt die SAP GUI mit einem eigenen, von uns entwickelten Frontend für die Nutzung von Allevo. Wir haben den ABC in der Programmiersprache .NET entwickelt. Dadurch stehen Möglichkeiten zur Gestaltung der Benutzeroberfläche und Menüführung zur Verfügung, die die Usability im Vergleich zur SAP GUI erhöhen.

Der ABC ist ein eigenständiges Programm, das Sie außerhalb von SAP starten. Beim Starten fragt unser Programm Ihre SAP-Logindaten ab und stellt mit Ihren SAP-konformen Berechtigungen die bidirektionale Verbindung zwischen SAP und dem ABC her.

Analog zum Allevo Workplace und zum Allevo Workbook präsentiert der ABC dem Anwender eine Excel-Oberfläche, die ihrerseits eine automatisch angefertigte Kopie des Allevo Masters ist.

Allevo Koodai ist ein Web-Frontend und arbeitet etwas anders als Allevo Junan.

Sie starten den gewünschten Prozess in Ihrem Web-Browser. Dort erledigen Sie z. B. Ihre Kostenstellenplanung. Oder Ihre Mitarbeiter erfassen im Web-Frontend von Allevo Koodai Bewegungsdaten für Ist-Buchungen, Grunddaten für die Änderung von Stammdaten usw.

Allevo Koodai fragt Sie nach Ihren Zugangsdaten zum SAP-System oder meldet Sie im Single-Sign-On-Modus direkt in SAP an. Das Web-Frontend ist hier weiterhin Ihre Arbeitsoberfläche und die Allevo Engine organisiert die bidirektionale Kommunikation zwischen dem Browser und SAP.

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