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Controlling made simple

Wie Allevo funktioniert

Am Beispiel von Planungsprozessen lässt sich die Interaktion zwischen Microsoft Excel und SAP ERP und die Anwendung selbst bei anspruchsvollsten Geschäftsprozessen sehr schön erklären. Dazu zeigen wir in der Abbildung eine typische, von Allevo in SAP ERP integrierte Excel-Oberfläche. Die Zellen zum Erfassen von Plandaten (Forecast, Planjahr, Planjahr+n mit n = 1, 2, 3, …) treten über Formatvorlagen und/oder bedingte Formatierungen (im Beispiel gelb markiert) hervor.

Kostenstellenplanung mit Allevo

Planungsmodell im Allevo-Master

Ihr Planungsmodell bilden Sie wie gewohnt in einem Excel-Template ab und bedienen sich dazu den gängigen Excel-Features wie Formeln, Gültigkeiten, Formaten, Makros usw. Zur Unterscheidung vom Excel-Standard nennen wir dieses Template »Allevo-Master«. Im Prinzip können Sie beliebig viele Master definieren, doch erfahrungsgemäß genügen ein oder zwei davon. Die Anzahl der Master ist abhängig von den für Ihr Unternehmen relevanten Planungsthemen.
Zum Planungsmodell zählen die Festlegung der entsprechenden Perioden (historische Daten, zu planende Daten als Jahres-, Quartal- oder Monatszahlen), den Werttypen (Plan, Ist, Budget, …) und den Planversionen.

Haupt- und Fachplanungen

Zu den Planungsthemen zählen die Haupt- und die Fachplanungen.

  • Die Hauptplanung behandelt SAP-Standards wie Kostenarten, Leistungsarten, Statistische Kennzahlen, Leistungsartenabhängigkeiten, Leistungsaufnahmen, je nach Bedarf differenziert in Jahres-, Quartals- oder Monatsdaten.
  • Die Fachplanung behandelt den Personal- und Ressourceneinsatz, Investitionen, Leasing, IT, Instandhaltung und alle anderen von Ihnen angeforderten Teilpläne. Die Qualität der Fachplanungen entscheidet über die Qualität der Planung insgesamt. Zentrale Vorgaben (Settings) für die Haupt- und Fachplanung werden in weiteren Tabellenblättern hinterlegt. Settings sind lediglich dem Allevo-Administrator (in der Regel ist das der zuständige Controller), nicht aber dem Planer zugänglich.


Die Abbildung veranschaulicht das Grundprinzip von Allevo.

(1)Sobald der Master vorliegt, wird die Allevo-Transaktion in SAP ERP ausgeführt.
(2)Mit dem Ausführen der Transaktion kopiert Allevo den Master und integriert diese Kopie als Erfassungsoberfläche – »Allevo Classic« genannt – in die SAP-Transaktion.
(3)Der Master sowie weitere Zuordnungen auf der SAP-Seite bestimmen, welche Referenzdaten (historische sowie aktuelle Plan- und Istdaten in allen vorher genannten Differenzierungen hinsichtlich Zeit, Werttyp, Planversion) aus SAP ERP gelesen, nach Microsoft Excel übertragen und somit in »Allevo Classic« angezeigt werden.
(4)Der Planer erfasst mit »Allevo Classic« die Plandaten. Zusätzlich errechnet Microsoft Excel unter Anwendung der im Master definierten Excel-Formeln weitere Planungsergebnisse.
(5)Der Planer löst die Buchung aus. Allevo übernimmt die Plandaten aus der Excel-Oberfläche und übergibt diese an SAP ERP. Die Verwendung der BAPI genannten SAP-Standardschnittstellen garantiert
  • die Einhaltung des SAP-Sicherheitskonzepts,
  • die korrekte Buchung im SAP-Standard inklusive der Prüfungen von Stammdaten und Vorgängen sowie
  • die zuverlässige Funktionsfähigkeit von Allevo über beliebige SAP-Release-Stände hinweg.

Zwei Komponenten - Eine Lösung

Allevo besteht aus zwei Komponenten: Einem ABAP-Programm als SAP-Add-on sowie einer Excel-Datei, dem sogenannten Allevo-Master. Diese Konstellation macht Allevo sehr flexibel, denn das Layout des Allevo-Masters kann von dem »Allevo-Manager« selbst bestimmt und an künftige Veränderungen angepasst werden.
Wer übernimmt die Rolle des Allevo-Managers? In vielen Unternehmen übernehmen die zentralen Controller diese Rolle. In Unternehmen mit verteilten Zuständigkeiten – Cost-Controller, Invest-Controller, Sales-Controller oder andere Differenzierungen –, übernehmen die Fach-Controller für ihren Bereich die Rolle des Allevo-Managers. SAP garantiert über die bereits vorhandenen Berechtigungen, dass es nicht zu Überschneidungen zwischen den Fachbereichen kommt. Analog stellt Allevo die Unabhängigkeit des einen Fachprozesses von der Allevo-Anwendung im anderen Fachprozess sicher.

Die historischen Daten werden aus SAP gelesen und die Referenzdaten in Excel dargestellt – alles in einem individuell gestalteten Aufbau der Spalten und Zeilen. Anschließend überträgt Allevo die Plandaten wieder nach SAP – auf Jahresbasis, monatsgenau oder rollierend.
Alle Programmkomponenten liegen im geschützten Namensraum »KERN«. Planungsaktionen werden unter der Nutzung der SAP-BAPIs durchgeführt. Allevo beachtet alle SAP-Berechtigungen und bietet neben den Rechten des Administrators, Statusverwalters und Planers auch eigene Rollen an.
Allevo erfordert keine neue Soft- oder Hardware und ist (technisch gesehen) innerhalb weniger Stunden installiert. Sofort nach der zentralen Installation steht Allevo überall dort zur Verfügung, wo SAP und Excel im Einsatz sind. Allevo kennt kein technisches Rollout und läuft auf allen SAP Release-Ständen seit R/3 4.6c über ECC 6.0 bis hin zu den jeweils aktuellen EHP's. Allevo ist unicodefähig und auch unter SAP HANA sofort einsatzbereit.

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Herr Christian Malz

Telefon: +49 (761) 791 878-197

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