Dezentrale Budgetplanung
Energie Wasser Bern ist ein selbständiges, öffentlich-rechtliches Unternehmen der Stadt Bern und eines der fünf größten städtischen Energieversorgungsunternehmen der Schweiz. Zu den Kunden zählen rund 70.000 Haushalte, 8.000 kleine und mittlere Unternehmen sowie 100 Großkunden. Das Unternehmen bekennt sich zur Nachhaltigkeit und damit zu einer Unternehmensführung, welche wirtschaftliche, ökologische und soziale Aspekte vereint. Das Unternehmen setzt sich für eine langfristig sichere, wirtschaftlich vertretbare und kundenorientierte Energieversorgung mit möglichst geringem ökologischem Fußabdruck ein. Energie Wasser Bern hat über 600 Mitarbeitende, setzt jährlich mehr als 400 Mio. Franken um und ist Partner von Swisspower. Bereits seit 2007 werden bei ewb mit Allevo jährlich 500-1.000 Objekte von über 110 Finanzverantwortlichen im Budgetprozess geplant. Diese Objekte dienen zur Planung der Betriebskosten von ewb.
Dezentrale Budgetplanung direkt in den einzelnen Bereichen
Vor der Einführung von Allevo im Jahre 2007 war es den Kostenstellenverantwortlichen in den einzelnen Teilbereichen von ewb, wie beispielsweise der Energiewirtschaft, nicht möglich, selbständig Plandaten zu erfassen. "Wenn man nicht tagtäglich in SAP arbeitet, kann man niemandem zumuten, die Planungstransaktionen aus SAP zu verwenden.", erklärt Stephan Mücher, Leiter Controlling bei Energie Wasser Bern. Daher wurden in dieser Zeit Plandaten ausschließlich über das Controlling erfasst. Ein Prozess, bei dem häufig wichtige Informationen aus den einzelnen Bereichen verloren gingen. Dies hat sich dank Allevo deutlich geändert. Denn seither können die Kostenstellenverantwortlichen in den einzelnen Bereichen selbständig Plandaten erfassen, wichtige Informationen über die Kommentarfunktionen in Allevo mitgeben und für alle Beteiligten transparent machen.
110 Kostenstellenverantwortliche, eine Allevo-Schulung pro Jahr
Das Planungstool Allevo bietet den insgesamt 110 Kostellenverantwortlichen bei ewb eine intuitive Benutzeroberfläche, die die Selbständigkeit der Beteiligten fördert. Dabei reicht eine interne Schulung im Jahr aus, um alle Verantwortlichen auf den gleichen Wissensstand zu bringen. "Wir machen für den Budgetprozess jährlich eine Schulung und bieten dort den Planungsverantwortlichen an, zu schauen, wie das Tool funktioniert. Diese Schulung machen wir seit Jahren und wir sehen, dass die Planungsverantwortlichen gut mit Allevo zurechtkommen. Es gibt einige, die haben an der Schulung einmal teilgenommen und holen das Wissen jedes Jahr wieder hervor. Andere kommen jährlich in die Schulung, fragen dann kurz nach, ob es im Vergleich zum Vorjahr irgendwelche Anpassungen gibt oder ob sie auf etwas Spezifisches schauen müssen.", betont Stephan Mücher.
Flexible, transparente und aktuelle Excel-Oberfläche mit SAP-Integration
Aufgrund der unterschiedlichen und spezifischen Anwendungsgebiete war es ewb wichtig, eine Erfassungsoberfläche für die Planung zu haben, die eine hohe Flexibilität und Transparenz bietet. Dank der Satellitenfunktion von Allevo, mit der Planungsverantwortliche unterschiedliche Detailplanungen erstellen und inklusive Kommentaren in einem Frontend integrieren können, stellt dies nun keine Herausforderung mehr dar. "Wir haben u.a. Satelliten für IT- oder Beraterkosten. Darüber kann im entsprechenden Satelliten der Tagessatz, die Anzahl der Beratertage sowie der Leistungserbringer hinterlegt werden. So haben wir eine höhere Informationsdichte und müssen weniger bei den Verantwortlichen nachfragen." Dank der direkten Integration aller Daten aus dem Excel-Frontend in SAP ist die Aktualität im SAP-System jederzeit sichergestellt. "Das Wichtigste für mich ist die Integration von Allevo in SAP, bei der wir aktuelle Stamm- und Bewegungsdaten aus SAP verwenden können. Dadurch ist ein medienbruchfreies Schreiben der Plandaten in SAP möglich."
Selbständige Weiterentwicklung des Excel-Frontends Allevo Master
Dank der präzisen Einarbeitung der Controlling-Abteilung bei der Einführung von Allevo konnte die selbständige Arbeitsweise der Verantwortlichen mit der Excel-Benutzeroberfläche, dem Allevo Master, sichergestellt werden. "Am Anfang hatten wir natürlich mehr Mühe mit dem Aufbau des Masters, aber in der Zwischenzeit haben wir das sehr gut im Griff und wissen, wo es heikel werden könnte. Die jährlichen Aktualisierungen, die wir benötigen, oder auch kleine Weiterentwicklungen können wir in der Regel selber vornehmen, da wir wissen, wie der Master funktioniert.", bemerkt Stephan Mücher. So können seitens der Controlling-Abteilung bei ewb nach Bedarf Anpassungen der Benutzeroberfläche von Allevo vorgenommen und ein auf die Anwender zugeschnittenes Excel-Frontend geschaffen werden. "Wenn wir dann doch Fehlermeldungen im Allevo haben, die wir selber nicht lösen können, erhalten wir recht schnell Hilfe von den Beratern der Kern AG. Das hat in der Vergangenheit immer gut funktioniert." Einer selbständigen Arbeitsweise mit der Planungsoberfläche seitens der Verantwortlichen steht demnach nichts mehr im Wege. "Die meisten Anwender finden sich meiner Meinung nach intuitiv zurecht.", Stephan Mücher, Leiter Controlling bei Energie Wasser Bern.